SONA Anmeldung

09.04.2019

Wir bitten Sie, sich die untenstehenden Datenschutzrichtlinien sorgfältig durchzulesen. Im Laufe der Registrierung beim Research Participation System wird Ihnen diese Datenschutzerklärung nochmals angezeigt und Sie werden gebeten, dieser zuzustimmen, um an die Plattform benutzen zu können.

Das Research Participation System (umgangssprachlich "SONA") des Fachbereichs Psychologie erfüllt die Bestimmungen der Europäischen Union zur Forschung und zum Datenschutz von Menschen. Sie entspricht den OECD-Richtlinien zum Schutz der Privatsphäre und der EU-Datenschutzrichtlinie.

Zweck und Art der Erhebung

Zweckbindung: Die Plattform wird im Rahmen des Moduls PSY_B_VP eingesetzt und richtet sich an Studierende, die dieses Modul belegt haben. Sie wurde angeschafft, um das bisherige Verfahren mit der Versuchspersonenstundenkarte zu ersetzen und so die Organisation für alle Beteiligten zu erleichtern. Weiterhin kann über die Plattform auch die Teilnahme an Experimenten außerhalb dieser Module organisiert werden.

Daraus ergibt sich folgende Zweckbestimmung: Die Daten, die für die Terminvereinbarungen (u. a. Ort, Zeit, Informationen zur Studie) und die Credit-Vergabe (u. a. Gutschrift der VPn-Std.) erhoben und verarbeitet werden, sind an diesen Zweck gebunden. Gleiches gilt auch für die Accountdaten (u. a. Name, Loginname, Matrikelnummer und E-Mail-Adresse). Auch diese sind an diesen Zweck gebunden.

Selbst-Registrierung: Versuchspersonen nehmen an dieser Plattform teil, indem sie sich selbst registrieren. Hierbei sind folgende Pflichtangaben nötig:

  • Vorname
  • Nachname
  • User ID (Benutzer-/Loginname)
  • E-Mail-Adresse
  • Studenten-ID (Matrikelnummer falls vorhanden)
  • Kurs

Die Angabe einer Telefonnummer ist optional (Sie ist daher auch für die Versuchsleiter sichtbar).

Teilnehmer, die die Kurse  belegen, bitten wir Students-E-Mail-Loginname, Students-E-Mail-Adresse und vor allem die Matrikelnummer (Studenten-ID) zu verwenden.

Speicherung und Verarbeitung

Die Daten werden auf den Servern von Sona-Systems gespeichert und stehen alle (Service- und Backup-Server) in Europa. Da Sona-Systems die Daten für die Psychologie erhebt und verarbeitet, wurde mit dem Unternehmen eine Auftragsverarbeitung unterzeichnet.

Von Seiten des Intituts für Psychologie werden nur Informationsabfragen getätigt. Meist erfolgen diese "OnScreen" (auf dem Bildschirm), also innerhalb der Plattform. Es kann jedoch vorkommen, dass Studienteilnehmerlisten im CSV-Dateiformat am Intituts für Psychologie heruntergeladen und auf zweckgebundene Weise verarbeitet werden. Dies ist beispielweise dann der Fall, wenn Daten zum Prüfungsamt des Intituts für Psychologie übermittelt werden müssen.

Gemäß §25 DSGVO erhalten die Benutzer eine Unique ID (Privacy-by-Default), welche mit den persönlichen Daten verknüpft wird. Sie dient innerhalb der Plattform als Identifikation gegenüber den Versuchsleitern (Researchers und Principal Investigators). Die Versuchsleiter können sich die Teilnehmer, die sich bei ihrer(n) Studie(n) angemeldet haben, anzeigen lassen. Die Liste hat folgende Spalten: id_code (Unique ID); phone (Telefonnummer); occur_date (Termindaten); location (Raum); credit_type; show_credit; comments. Diese Auflistung ist als CSV-Datei exportierbar.

Jeder Kursbetreuer (Instructor) kann sich alle Teilnehmer seines Kurses auflisten lassen. Dieser bekommt u. a. Vorname, Name und Matrikelnummer angezeigt. Die Liste hat folgende Spalten: Vor- und Name (inkl. E-Mail-Adresse); Student ID # (Matrikelnummer); Credits Earned; Credits Required; Overall Unexcused No-Shows; Pending Credits Overall. Diese Auflistung ist als CSV-Datei exportierbar. Wer die aktuellen Kursbetreuer sind, können Sie hier einsehen.

Ein Administrator (ebenso der Haupt-Administrator) kann all das sehen, was Versuchsleiter und Kursbetreuer sehen können und kennt somit auch die Verknüpfung von Namen und Unique ID. Ein Administrator kann sich alle Timeslots, alle Studien und alle Creditgutschriften auflisten lassen. Diese sind unter einem Administrator-Account ebenfalls als CSV-Datei exportierbar.

Der Haupt-Administrator erhält bei jeder Selbst-Registrierung oder -Löschung eine Benachrichtungs-E-Mail. In ihr sind enthalten: Loginname, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, belegter Kurs, die IP-Adresse und optional die Telefonnummer. Ebenfalls erhält dieser eine Kopie der E-Mail, die eine Versuchsperson erhält, wenn ein Versuchsleiter eine Studienabmeldung tätigt. In dieser sind Name, E-Mail-Adresse und Unique ID enthalten. Sowie Studienname und Researcher(s).

Halbjährliche Routinepflege: Benutzer, die die erforderliche Creditanzahl erreicht haben und deren Account nicht deaktiviert wurde, erhalten zum Beginn eines Semesters eine E-Mail, in der Sie die Möglichkeit haben ihren Account selbst zu deaktivieren oder in den Kurs, der für die modulose Teilnahme bestimmt ist, zu wechseln.

Benutzer, die sich seit mehr als sechs Monate nicht eingeloggt haben, erhalten zum Beginn eines Semesters eine E-Mail. In dieser werden sie gebeten sich innerhalb eines Monats bei der Plattform anzumelden. Danach werden Benutzer, die sich seit mehr als sieben Monate nicht eingeloggt haben, deaktiviert.

Von den Accounts, die länger als zwei Jahre deaktiviert sind und über ein Creditguthaben verfügen, wird Archivedatei mit Vorname, Nachname, Matrikelnummer, gesammelten Credits und benötigten Credits angelegt. Im Anschluss werden sie aus dem "SONA"-System gelöscht. Accounts ohne Creditsguthaben und mit mindestens zwei Jahren Inaktivität werden gleich (ohne Archivierung) gelöscht.

Cookies (vgl. Sona Systems Supplemental Privacy Statement): Ein sogenannter Cookie ist ein Textfragment, das eine Webseite über den Browser auf dem Rechner des Benutzers platziert und dessen Inhalt bei jedem folgenden Zugriff des Browsers auf die Webseite erneut an diese übermittelt wird. Die Plattform verwendet folgende Cookies:

  • ASP.NET_SessionId (for session handling)
  • cookie_ck (for session handling, checks if cookies are enabled)
  • language_pref (for language preference)
  • WEBHOME (for authentication)
     

Die Cookie-Informationen werden von der Plattform nicht mit personenbezogenen Daten in Verbindung gebracht. Sie dienen Sona-Systems dazu, zu ermitteln, wie oft die Plattform besucht und wie lange eine Seite betrachtet wurde. Sie helfen den Benutzer eingeloggt zu halten. Weiterhin werden mit ihnen Transaktionsinformationen bezüglich der Seitenbesuche gesammelt und so das Browserverhalten auf dieser Plattform des Benutzer ermittelt. Dies gilt auch für die Seite, die die Datenschutzerklärung anzeigt. Ebenso wird die Sprachpräferenz ermittelt.

Statistische Informationen (vgl. Sona Systems Supplemental Privacy Statement): Sona-Systems verwendet statistische Informationen um die notwendige Infrastruktur zu betreiben, die für die Bereitstellung der Plattform erforderlich ist. Sie dienen auch zur Problemdiagnose der Infrastruktur. Es werden dabei folgende Daten verwendet: die IP-Adresse, die zum Einloggen verwendet wird; Zugriffsinformationen bezüglich der Seitenaufrufe; Studienauswahl; Änderungen und andere Transaktionsinformationen bezüglich der Studien und der Teilnahmeanmeldungen. Die statistischen Informationen werden nicht mit personenbezogenen Daten verknüpft.

Aufbewahrungsdauer

Persönliche Daten bezüglich gesammelter Credits in Verbindung mit Name und Matrikelnummer können von den "SONA"-Administratoren am Institut für Psychologie an der UMR heruntergeladen und beim Prüfungsamt bis zu 60 Jahre aufbewahrt werden. Dies gilt vor allem für persönliche Daten, die das Creditziel nicht erreicht haben, im Anschluss eine Accountdeaktivierung erfahren haben und dann aus dem "SONA"-System gelöscht wurden.

Weitergabe der Daten

Daten, die vom Institut der Psychologie zur Informationsabfrage heruntergeladen und ggf. innerhalb des universitären Intranets gespeichert werden, werden nicht an Dritte weitergeben.

Von Sona-Systems werden keine statistischen Informationen verkauft. Diese werden auch nicht außerhalb der Dienste verwendet, außer zur Bereitstellung, Fehlerbehebung und Abrechnung der Dienste für Kunden.

Sona-Systems gibt personenbezogene Daten unter folgenden Umständen weiter:

  • für Backups
  • mit Genehmigung des Intituts für Psychologie (bspw. Export-Funktion)
  • als Antwort auf rechtmäßige Bitten von Behörden, einschließlich zur Erfüllung nationaler Sicherheitsanforderungen oder Strafverfolgungsvorschriften
     

Rechtsgrundlage

Da die Studierenden erst das "SONA" kennenlernen nachdem sie sich bereits eingeschrieben haben, erfolgt die Datenverarbeitung aufgrund einer vertraglichen Vereinbarung. Die Rechtsgrundlage beruht daher auf Art. 6 (1) b DSGVO.

Jugendliche unter 16 Jahren

Das Research Participation System richtet sich nicht an Jugendliche unter 16 Jahren.

Betroffenenrechte

Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO): Für die Verarbeitung der Daten der Studienteilnehmer gilt Art. 13 (4) DSGVO in Verbindung mit §1 (2) HSDGneu. Dies bedeutet: Da die Teilnehmer des Research Participation Systems ihre Daten selber eingeben und u. a. die Timeslots selbst wählen, entfällt die Auskunftspflicht bezüglich der Datenverarbeitung.

Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Es gilt Art. 5 (1) DSGVO in Verbindung mit HDSG §1 (2).

Recht auf Korrektur (Art. 16 DSGVO): Es besteht das Recht auf sofortige Korrektur von unrichtigen bzw. Vervollständigung von gespeicherten personenbezogenen Daten. In Regel wenden sich hierfür die Benutzer an den Administrator. Sollten tiefere Eingriffe in der Plattform nötig sein, wird das Verlangen an Sona-Systems weitergeleitet.

Recht auf Einschränkung (Art. 18 DSGVO): Die Benutzer haben das Recht die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, sie aber deren Löschung ablehnen und die Daten nicht mehr benötigt werden, sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder sie gemäß §21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben. 

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Die Benutzer haben das Recht einen Export ihrer personenbezogenen Daten als CSV-Datei zu erhalten. Dies ermöglicht ihnen zum Beispiel den Wechsel zu einem anderen Research Participation System von Sona-Systems.

Recht auf Widerruf (Art. 3 DSGVO): Die Benutzer haben das Recht ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen. Um ihre Einwilligung in die Datenverarbeitung zu widerrufen genügt eine E-Mail an den Haupt-Administrator.

Recht auf Beschwerde (Art. 77 DSGVO): Die Benutzer der Plattform haben das Recht sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können sie sich an den Datenschutzbeauftragten der UMR wenden.

Kontaktadressen

Sona-Systems:
Sona Systems, Ltd.
Trummi 5
12616 Tallinn
ESTONIA


Datenschutzbeauftragter:
Justin Fidler
support@sona-systems.com


Haupt-Administrator:
Lukas Steingraber
✆ +0431 880 2377
@ steingraber@psychologie.uni-kiel.de
Olshausenstraße 62
24118 Kiel

Verweise und Haftungsausschluss

Das Research Participation System enthält gegebenenfalls Verweise ("Links") zu Webseiten anderer Anbieter. Der Intituts für Psychologie hat keinen Einfluss darauf, ob diese Anbieter ebenfalls die gesetzlichen Datenschutzbestimmungen erfüllen. Ebenso hat das Intitut für Psychologie keinen Einfluss auf den Inhalt und Aktualisierung der verlinkten Seiten. Daher distanziert sich der Intituts für Psychologie von allen fremden Inhalten, auch wenn von Seiten des Research Participation Systems oder den Seiten der Fachbereichs-Homepage auf diese externe Seiten ein Link gesetzt wurde.

Bitte prüfen Sie stets dann die Datenschutzerklärungen der Anbieter.

Weiterführende Links:

https://www.sona-systems.com/privacy.aspx
https://www.sona-systems.com/privacy_sonasite.aspx?p_lang=EN&p_location=E
 

Gültigkeit

Die Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und zuletzt am 09.07.2020 geändert worden.